Wirtualne spotkania to jedno z podstawowych narzędzi cyfrowej transformacji czy ostatnich zmian w firmach. Zoho Meeting i Zoho Cliq to skuteczne narzędzia do wirtualnej komunikacji.
Prowadząc rozmowy wideo, miej włączoną kamerę i upewnij się, że dobrze wyglądasz.
Rozmowy wideo są wygodną alternatywą dla spotkań twarzą w twarz. Ale to nie znaczy, że powinieneś pozwolić, aby ta wygoda negatywnie wpłynęła na Ciebie. Skorzystaj z opcji streamingu wideo, gdy połączenie na to pozwala i nie wyłączaj wideo, pozwól mu działać, to dodaje wiarygodności spotkaniu. Nie lekceważ tego, jak wyglądasz podczas tych wirtualnych spotkań, podejdź do nich jak do spotkań osobistych, bądź zadbany i wyglądaj profesjonalnie. To pomoże zrobić dobre wrażenie na uczestnikach. Ponadto, jeśli obawiasz się, że twoje tło jest zagracone lub rozpraszające, spróbuj włączyć wirtualne tło, aby wyglądało mniej rozpraszająco.
Aktualizuj swój kalendarz i terminy spotkań.
Ważne jest, aby Twój kalendarz i terminy w nim zawarte były zawsze przejrzyste i aktualne. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu mogą z łatwością zajrzeć do Twojej agendy i znaleźć najlepszy czas na spotkanie z Tobą i innymi uczestnikami spotkania. Dzięki temu można szybko i bezkonfliktowo zaplanować spotkania.
Jeśli nie mówisz, wycisz lub wyłącz mikrofon.
Wyobraź sobie, że podczas ważnej prezentacji przerywa Ci klakson samochodu lub szczekanie psa z cudzego mikrofonu. Czy nie byłoby to dla Ciebie frustrujące lub niepokojące? Aby nie przeszkadzać innym w ten sposób, pamiętaj o wyłączeniu mikrofonu, gdy ktoś inny prezentuje lub mówi. Możesz wyłączyć wyciszenie, gdy nadejdzie czas, aby przyłączyć się do dyskusji.
Nie przerywaj innym, gdy mówią.
Wyłączanie różnych dźwięków powiadomień podczas spotkań.
Powiadomienia w tle z innych aplikacji mogą być rozpraszające nie tylko dla Ciebie, ale także dla wszystkich słuchających podczas ważnej rozmowy lub spotkania. Upewnij się, że podczas spotkania wyłączysz wszystkie powiadomienia i ich dźwięki. Dotyczy to również różnych wyskakujących okienek, które pojawiają się w wiadomościach w mediach społecznościowych lub w e-mailach.
Bądź punktualny na umówione spotkania, trzymaj się przedziału czasowego.
Ogranicz liczbę spotkań i wykorzystaj także inne narzędzia.
Wirtualne spotkania są świetne do efektywnej współpracy, ale mogą też zajmować sporo czasu w harmonogramie każdego z nas, jeśli nie są rozsądnie wykorzystywane. Zastanów się, czy sensowne jest inicjowanie spotkania w tym celu, czy też wystarczy skorzystać z innych narzędzi internetowych, takich jak grupy lub kanały dyskusyjne online, współdzielone dokumenty z notatkami, przechowywanie w chmurze w celu udostępniania dokumentów i plików, zadania delegowane lub grupowe.
Nie planuj spotkań poza godzinami pracy.
Brzmi to jak oczywistość, ale często ta zasada nie jest respektowana, zwłaszcza na spotkaniach wewnętrznych. A przecież powinniśmy przestrzegać tych samych zasad, co podczas spotkań bezpośrednich, gdzie często nawet nie przyszłoby nam to do głowy. Wynika to ze względnej nowości i zasad formowania tego typu spotkań. Szanuj granice między pracą a życiem prywatnym zarówno swoim, jak i innych osób. Jeśli planujesz spotkanie biznesowe, postaraj się najpierw upewnić, że czas ten pasuje do harmonogramu pracy każdego z nas.
Zawsze nagrywaj lub sporządzaj protokoły ze spotkań.
Jedną z najlepszych praktyk podczas prowadzenia spotkań jest nagrywanie lub sporządzanie protokołów ze spotkań, aby można było później odnieść się do ważnych momentów. Nagrania te mogą być wykorzystane w wewnętrznej bazie wiedzy firmy lub do dzielenia się z tymi, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu.
Dodaj współorganizatora, który Ci pomoże.
Niestety, problemy z internetem i jakością połączenia są powszechne podczas spotkań online. Szczególnie jeśli uczestniczysz w nich poza stałym łączem. Skorzystaj z opcji dodania współorganizatorów spotkania, którzy mogą przejąć prowadzenie spotkania za Ciebie lub w przypadku Twojego wcześniejszego wyjścia lub zerwania połączenia zapewnić jego kontynuację.
